Weltmarktführer für B2B-Integrationsdienstleistungen

Wie nutzt man sie in der Praxis?

Die B2B Integration

Wie funktioniert das? Wie nutzt man es in der Praxis? Die Herausforderungen Die Auswirkungen

Große Unternehmen in der Luftfahrt-, Automobil-, Hightech- oder Fertigungsindustrie kaufen jedes Jahr Waren im Wert von Billionen von Euro. Meist handelt es sich dabei um Rohstoffe, Komponenten, Bauteile oder fertige Erzeugnisse, die in den Montagehallen dieser Unternehmen verbaut werden. Ein Produktionsunternehmen mit einem Jahresumsatz von ca. 5 Mrd. Euro verschickt oft gut und gerne mehrere Hunderttausend Bestellungen pro Kalenderjahr.

B2B-Integration für den Einkauf

Mit der Steuerung all dieser Bestellungen und ihrer Lebenszyklen ist ein enormer Arbeitsaufwand verbunden – von der Bestätigung bzw. Änderung und erneuten Bestätigung über den Eingang und die Rechnungslegung bis zur Zahlung. Für Einkaufsleiter ist es häufig nur schwer nachvollziehbar, ob eine bestimmte Bestellung vom Lieferanten bestätigt worden ist oder nicht. Infolgedessen müssen die Einkäufer die Lieferanten anrufen, um herauszufinden, ob diese die benötigte Stückzahl zum gewünschten Termin an den angegebenen Standort liefern können.

Ein weiterer potenzieller Problembereich sind Bestellungen, die per Fax, E-Mail oder Telefon an Lieferanten durchgegeben werden. Der Vertrieb des Lieferanten hat dann oft mit schlecht lesbaren Ausdrucken zu kämpfen, muss raten, fehlende Angaben ergänzen oder nicht lieferbare Posten durch andere Produkte ersetzen. Aufwendige Zusatztätigkeiten dieser Art bei der Auftragserfassung können die Qualität der Auftragserfüllung beeinträchtigen.

B2B-Integration – Einkauf

Viele dieser verwaltungstechnischen Probleme verschwinden, wenn man B2B-Integrationstechnologien wie EDI oder XML nutzt. Die elektronische Bestellung wird auf elektronischem Wege direkt in die Erfüllungsanwendungen des Lieferanten eingespeist und sofort verarbeitet. Eine elektronische Bestellbestätigung, der zu entnehmen ist, ob und wie vollständig der Lieferant die Bestellung zu den angegebenen Konditionen liefern kann, wird ggf. an den Käufer zurückgesandt.

B2B-Integration für die Sortimentsplanung im Einzelhandel

Die meisten Produkte, die man in Lebensmittelgeschäften, Kaufhäusern oder Baumärkten kauft, werden mit Hilfe von B2B-Integrationstechnologien bestellt und bezahlt. Bevor eine Bestellung jedoch aufgegeben werden kann, müssen die Sortimentsplaner entscheiden, welche Produkte in den einzelnen Geschäften angeboten werden sollen. Um diese Entscheidungen fällen zu können, müssen die Einkäufer die Angebote ihrer Lieferanten kennen.

Das Produktangebot der Lieferanten kann sich mehrmals im Jahresverlauf ändern. Hat ein Einkäufer eines Kaufhauses keinen aktuellen Katalog eines Bekleidungsanbieters vor sich, kann es passieren, dass die von ihm bestellte Farbe, Größe oder Ausführung eines Artikels nicht mehr im Programm des Anbieters ist. Bis der Fehler erkannt wird, kann es schon zu spät sein, um einen Fehlbestand in einer wichtigen Artikelgruppe und damit Absatzeinbußen zu verhindern. Schickt dann der Lieferant ein „Ersatzprodukt“ als Alternative, besteht keine Gewähr, dass dieses der Nachfrage entspricht; unter Umständen muss dann die Ware zurückgeschickt werden.

Ein anderes Problemszenario: Die Sortimentsplaner einer Lebensmittelkette können die Preis- und Verpackungskonfiguration bestimmter Artikelpositionen nicht klar erkennen. So bestellt ein Einkäufer beispielsweise hundert Paletten einer Dosensuppe zum Preis von einem Euro je Dose. Der Lieferant hat aber zwischenzeitlich seinen Preis auf 1,25 Euro erhöht, weil seine Rohstoffpreise gestiegen sind. Vielleicht hat der Lieferant außerdem auch seine Gebindegröße von 450 auf 500 Einheiten je Palette vergrößert. Dann erhält der Einzelhändler nicht nur mehr als die beabsichtigte Produktmenge, sondern muss auch einen höheren Preis pro Einheit bezahlen. In solchen Situationen ergibt sich ein zeitaufwendiger Klärungsprozess zwischen dem Einzelhändler und dem Lieferanten, um den tatsächlich geschuldeten Betrag zu ermitteln.

B2B-Integration – Sortimentsplanung

Im integrierten B2B-Geschäftsverkehr können Lieferanten elektronische Kataloge mit den aktuellen Produktangeboten direkt in die Sortimentsplanungssysteme ihrer Einzelhändlerkunden übermitteln. Der Fachausdruck für diesen elektronischen Katalogtransfer ist „Datensynchronisation“. Der elektronische Katalogaustausch verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein nicht mehr angebotenes Produkt bestellt wird oder die Preis- und Verpackungsdaten nicht mehr aktuell sind. Der Einkäufer in der Sortimentsplanung kann stets auf den aktuellen Katalog zugreifen und eine entsprechende elektronische Bestellung an den Lieferanten übermitteln.

B2B-Integration für die Lagerverwaltung

Auf ihrem Weg durch die Belieferungskette werden Waren häufig zeitweise zwischengelagert. Einzelhandelskonzerne haben Zentrallager, in denen die Warensendungen von Lieferanten ankommen und von denen die Waren an die Filialen ausgeliefert werden. Hersteller betreiben Lager für die fertigen Produkte ihrer Werke und versenden sie von dort aus an ihre Kunden.

Nicht selten werden in den Lagern eines einzigen Einzelhandels- oder Fertigungsunternehmens Zehntausende von Warensendungen pro Tag umgeschlagen. Daher ist es äußerst wichtig, den mit der Verfolgung ankommender und abgehender Warensendungen verbundenen Verwaltungs- und Kostenaufwand im Lagerbetrieb auf ein Minimum zu reduzieren. Darüber hinaus müssen die ankommenden und abgehenden Sendungen möglichst schnell abgefertigt werden.

B2B-Integration – Lagerverwaltung

Jeder Artikel in einem Lager ist ein Teil des Lagerbestands, der in der Bilanz des Eigentümers Betriebsvermögen bindet. Die Mitarbeiter im Wareneingang kämpfen häufig mit der Aufgabe, den Lagerbetrieb zu optimieren, weil sie nicht genau wissen, wann welche Sendungen eintreffen werden. Wie kann ein Lagerleiter aber abschätzen, wie viel Personal er z. B. nächsten Donnerstag zum Entladen von Lkw brauchen wird, wenn er nicht weiß, welche Sendungen eintreffen werden? Zudem ist es schwierig zu entscheiden, welche Fertigungsstraße hochgefahren werden muss oder welche Produkte in den Geschäften besonders beworben werden sollten, wenn man nicht im Voraus weiß, welche Lieferungen wann zu erwarten sind.

Wenn die Arbeitskräfte zur Arbeit erscheinen, aber das Rohmaterial zum Betrieb der Fertigungslinie fehlt, kommt das den Produktionsbetrieb teuer zu stehen. Und ist ein Einzelhändler außerstande, Artikel, für die er geworben hat, in ausreichender Menge vorzuhalten, beeinträchtigt dies die Loyalität seiner Kunden. Um dem Risiko eines solchen schlimmsten anzunehmenden Falls vorzubeugen, legen viele Unternehmen in ihren Belieferungsketten Pufferlager an (die ebenfalls bilanzwirksam sind).

Andere zahlen zähneknirschend astronomische Expressgutgebühren, um Lagerfehlbestände in letzter Minute zu verhindern. Viele dieser Transparenzprobleme lassen sich mit B2B-Integrationstechnologien wie EDI vermeiden. Lieferanten können Versandvorabmitteilungen aus ihren Lagersystemen direkt an die Lageranwendungen ihrer Kunden übermitteln. Der Kunde kann dann klar erkennen, welche Lieferungen an welchem Datum ankommen werden, wer der Spediteur ist und was im Einzelnen angeliefert wird. Der Wareneingang kann seine Arbeitskräfte besser einplanen, die Fertigung kann optimiert und die Zwischenlagerbestände können zurückgefahren werden.

B2B-Integration für die Rechnungsbearbeitung

Multinationale Konzerne erhalten von ihren Zulieferern Millionen von Rechnungen pro Jahr, sei es für direktes Material wie Rohstoffe, Komponenten oder fertige Erzeugnisse, sei es für indirektes Material wie externe Dienstleistungen, Leistungen von Subunternehmen, Computer- und Bürobedarf oder Wartungs-, Reparatur- und Betriebsaufwendungen.

Schon immer war die Bearbeitung von Rechnungen für große Unternehmen aufgrund des enormen Aktenbearbeitungsaufwands ein ineffizienter Bereich. In den letzten Jahren haben jedoch einige Länder neue Vorschriften erlassen, die die elektronische Verarbeitung von Rechnungen erlauben und dadurch erhebliches Einsparpotenzial schaffen.

Traditionell werden Rechnungen per Post oder E-Mail versandt. Dabei muss jede Rechnung ausgedruckt und manuell in ein Kreditorenbuchhaltungssystem eingegeben werden. Fehlen bestimmte Pflichtangaben, etwa die Anschrift des Zahlungsempfängers oder der Buchhaltungscode für die Aufwendung, muss der Sachbearbeiter den Lieferanten telefonisch um diese Angaben bitten. Wenn alle Rechnungsdaten erfasst sind, müssen sie überprüft werden, bevor die Zahlung genehmigt werden kann.

Meist wird die Rechnung mit der Bestellung und den Lagereingangsdaten abgeglichen. Die Buchhaltung muss nachprüfen, dass das, was berechnet wird, auch tatsächlich bestellt und geliefert wurde. Bei Abweichungen muss der Einkäufer mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen, um den korrekten fälligen Betrag zu ermitteln.

B2B-Integration – Rechnungsbearbeitung

B2B-Integrationstechnologien schaffen die Voraussetzungen für die elektronische Fakturierung, die die Bearbeitungskosten erheblich reduzieren kann. Rechnungen können auf elektronischem Wege direkt in das Kreditorenbuchhaltungssystem des Einkäufers übermittelt werden. Sie werden dort automatisch überprüft und mit den entsprechenden Wareneingangs- und Bestelldaten abgeglichen, um eventuelle Diskrepanzen zu erkennen. Die Rechnung durchläuft dann einen Genehmigungsprozess und wird ggf. zur Zahlung freigegeben.

Da dieser Prozess so schnell abläuft, kann die Rechnung auch früher bearbeitet werden. In der Regel verlangen Einkäufer einen Rabatt für vorzeitige Zahlung entsprechend ihren Betriebskapitalkosten.

B2B-Integration für die Zahlungen und Inkasso

Große wie kleine Unternehmen müssen regelmäßig Zahlungen vornehmen. Manche Zahlungen gehen an Lieferanten für gelieferte Waren bzw. erbrachte Dienstleistungen. Auch die Mitarbeiter müssen regelmäßig ihren Lohn bzw. ihr Gehalt bekommen. Die meisten Unternehmen zahlen heute per Überweisung. Schecks sind kaum noch gebräuchlich.

Auch Zahlungsanweisungen an Banken werden vorzugsweise elektronisch übermittelt. B2B-Integrationstechnologien wie EDI, XML und SWIFT ermöglichen Unternehmen die direkte Übermittlung elektronischer Zahlungsanweisungen an Banken. Dies reduziert die Verwaltungskosten und zugleich auch das Betrugsrisiko. So kann ein Unternehmen einmal pro Tag eine Liste aller zu einem bestimmten Datum auszuführenden Zahlungen an die Bank hochladen. Die Bank nimmt die entsprechenden Zahlungen über die jeweils angegebenen Zahlungswege vor. Dringende Zahlungen hoher Beträge können durch telegrafische Überweisung ausgeführt werden. Weniger dringende Zahlungen geringeren Wertes werden in der Regel durch Standardüberweisungen über das Gironetz bzw. eine automatische Clearingstelle durchgeführt.

B2B-Integration – Zahlungen

Darüber hinaus müssen bestimmte Unternehmen auch Zahlungen von ihren Kunden –- Verbrauchern oder anderen Unternehmen – einziehen. Meist geschieht dies im elektronischen Lastschriftverfahren, über Online-Rechnungszahlungs-Sites, per Kreditkarte oder durch telegrafische Lastschrift. Natürlich will jedes Unternehmen wissen, welche Zahlungen eingegangen sind. Deshalb ist die Übermittlung von Kontoauszügen seitens der Bank an die Debitorenbuchhaltung mit den verarbeiteten Zahlungseingängen des Tages sehr wichtig.

B2B-Integration – Zahlungen

Für diesen Berichterstattungsprozess der Banken stehen verschiedene B2B-Integrationstechnologien zur Verfügung. Durch die Anwendung von Standards wie EDI, XML, SWIFT und BAI lassen sich die Kosten der Verarbeitung von Zahlungseingängen senken. Anstatt jede eingegangene Zahlung von einem Sachbearbeiter manuell in das Hauptbuch eintragen zu lassen, lädt man eine elektronische Datei von der Bank direkt in das Debitorenbuchhaltungssystem des Unternehmens herunter.

B2B-Integration für die Finanzabteilung

Große multinationale Konzerne verfügen meist über Tausende von Bankkonten in über 100 verschiedenen Ländern der Erde. Über die lokalen Konten werden Lieferanten, Mitarbeiter, Anleger, Ruheständler und Behörden im jeweiligen Land bezahlt. Außerdem werden über diese lokalen Konten ausstehende Beträge von Behörden sowie gewerblichen Kunden und Verbrauchern eingezogen. An manchen Tagen übersteigt der Gesamtbetrag der Zahlungseingänge den der durchgeführten Zahlungen.

In diesem Fall verbucht das Unternehmen einen positiven Saldo am Ende des Tages, den die Finanzabteilung optimal nutzt. Meist wird der Einnahmenüberschuss kurzfristig in ein Konto investiert, das über Nacht Zinsen erwirtschaftet. Im Idealfall werden die gesamten verfügbaren Mittel auf diese Weise genutzt, so dass in den Konten am Ende jedes Werktages ein Saldo von Null verbleibt.

An anderen Tagen wiederum übersteigen die Zahlungen die Einnahmen. Das Unternehmen verbucht dann am Ende des Tages einen negativen Saldo, den die Finanzabteilung finanzieren muss. Dazu kann das Unternehmen ggf. eine Kreditlinie bei ihrer Bank nutzen oder sich den benötigten Betrag auf dem Kapitalmarkt holen. Je eher die Finanzabteilung das voraussichtliche Defizit erkennt, umso mehr Zeit verbleibt ihr, um die entsprechenden Mittel zu möglichst günstigen Konditionen zu beschaffen. Um einen positiven oder negativen Gesamtsaldo frühzeitig identifizieren zu können, muss das Unternehmen über präzise Salden aller seiner Konten verfügen.

B2B-Integration – Finanzverwaltung

In der Vergangenheit informierten sich die Finanzabteilungen per Internet, Telefon, Fax oder E-Mail über die Salden ihrer einzelnen Konten. Diese manuellen Prozesse sind jedoch zeitaufwendig und verlangsamen die Erfassung der Daten, die für Entscheidungen über eine Investition bzw. Kreditaufnahme benötigt werden. Mit Hilfe von B2B-Integrationstechnologien können Finanzabteilungen von Unternehmen Salden per Nachrichten-Feeds von ihren Banken empfangen. Diese Salden können auf elektronischem Wege direkt in eine Finanzverwaltungssoftware eingespeist werden, die dann automatisch die Barmittelpositionen vorausberechnet. Über Integrationsstandards wie XML und SWIFT können Salden sowohl im Tagesverlauf als auch am Ende des Geschäftstages abgefragt werden.

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