Weltmarktführer für B2B-Integrationsdienstleistungen

Was ist B2B-Integration?

Wie funktioniert das? Wie nutzt man es in der Praxis? Die Herausforderungen Die Auswirkungen

Das Thema B2B-Integration kann auf jemanden, der sich noch nicht damit beschäftigt hat, durchaus einschüchternd wirken. Es sind viele verschiedene Standards zu berücksichtigen, und der Fachjargon schreckt manche ab. Wir bemühen uns deshalb, die Grundlagen der B2B-Integrationstechnologien in klar verständlichen Worten zu erläutern. Der Zweck der B2B-Integration besteht darin, Informationen aus Ihren Geschäftsanwendungen heraus rasch in die Anwendungen Ihrer Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Banken, Logistik-Dienstleister) hinein zu übertragen.

B2B-Technologien

Zur Verwirklichung dieses Ziels sind vier grundlegende Schritte erforderlich:

Schritt 1: Die Quellanwendung

Der Zweck der B2B-Integration besteht darin, Informationen aus Ihren Geschäftsanwendungen heraus rasch in die Anwendungen Ihrer Geschäftspartner hinein zu übertragen. Der erste Schritt ist die Extraktion der an den Geschäftspartner zu übermittelnden Daten aus dem Quellsystem. Bevor wir erläutern, wie das funktioniert, sollten wir den Begriff „Quellsystem“ erklären. Dazu einige Beispiele: Ein Fertigungsunternehmen möchte eine Bestellung aus seinem ERP-System (dem Quellsystem) extrahieren. Ein Finanzinstitut will eine Aktienhandelstransaktion aus seinem Auftragsmanagementsystem (dem Quellsystem) extrahieren. Ein Einzelhandelsunternehmen möchte eine Liste der letzten Verkaufsvorgänge aus seinem Point-of-Sale-System (POS-System) als Quellsystem extrahieren.

Jedes dieser Unternehmen setzt eine andere Kombination von Software-Anwendungen für die Führung seiner Geschäfte ein. In der Fertigungsindustrie beispielsweise werden meistens ERP-Anwendungen für die Steuerung des Geschäftsbetriebs genutzt – von der Personalverwaltung (Human Resources) über die Finanz- und die Beschaffungsabteilung bis zur Auftragserfüllung. Es gibt allerdings viele verschiedene Anbieter von ERP-Software. Zu den gängigsten gehören Oracle, SAP, Infor, Microsoft und Sage.

Im Einzelhandel werden vielfach die gleichen ERP-Anwendungen eingesetzt, allerdings mit unterschiedlichen Funktionsumfängen. Einzelhandels-ERP-Systeme von Oracle, SAP oder JDA müssen Funktionen für den regulären Verkaufsbetrieb, die Verkaufsförderung, Nachfrageplanung, Buchhaltung und Lagerverwaltung bieten.

Im Dienstleistungssektor gibt es zahlreiche Anbieter branchenspezifischer Spezialsoftware. Ein Finanzinstitut beispielsweise könnte SAP oder Oracle für seine Personal-, Finanz- und Beschaffungsabteilung nutzen, braucht aber für seine Produktangebote Spezialsoftware von Anbietern wie Metavante, S1 oder Charles River.

In zunehmendem Maße setzen Unternehmen aller Branchen Cloud-gestützte Software-as-a-Service-Anwendungen (SaaS) ein. Ergänzend (oder alternativ) zu den oben genannten konventionellen Unternehmensanwendungen verwendet Ihr Unternehmen unter Umständen Salesforce.com für sein Kundenbeziehungsmanagement, Workday für die Personalplanung, NetSuite für Finanzverwaltung und Buchhaltung bzw. Concur für die Spesenabrechnung.

Jetzt zur Kernfrage: Wie holen wir die Daten aus diesen Anwendungen heraus, um sie an Geschäftspartner zu übermitteln?

B2B-Quellanwendung

Jeder Anbieter von Software – ob konventionelle oder Cloud-gestützte Software – handhabt die Extraktion und Einspeisung von Daten anders. SaaS-Anbieter nutzen in der Regel eine API (Anwendungsprogrammierschnittstelle) zum Lesen, Schreiben und Aktualisieren von Datenfeldern in ihren Anwendungen. Die größeren ERP-Anbieter liefern eigene Middleware-Anwendungen zu ihren Software-Familien. Beispiele sind der Process Integrator von SAP oder Oracle Fusion. Diese Middleware-Pakete erleichtern den Datenaustausch mit ERP-Anwendungen.

Nicht jeder Software-Anbieter hat leistungsfähige APIs oder spezielle Middleware im Programm. Fast jeder bietet aber ein Dienstprogramm an, mit dem größere Datenmengen aus einem Dateisystem extrahiert oder in ein solches eingepflegt werden können.

Bevor Sie sich also für eine Lösung zur Datenextraktion aus Ihren Quellanwendungen entscheiden, müssen Sie die Optionen recherchieren, die Ihre Software-Anbieter bereithalten. Dann müssen Sie Ihre B2B-Integrationsumgebung über eine API, über Middleware oder über ein Dienstprogramm mit den Quellanwendungen verbinden. Auch dann sind noch einige Schritte nötig, bevor Sie Daten mit Ihren Geschäftspartnern austauschen können.

Schritt 2: Das Format für die Dateiübermittlung

Daten lassen sich in unterschiedliche Formate “verpacken”. Manche Formate sind standardisiert und können von Anwendungen verschiedener Anbieter verarbeitet werden. Andere Formate sind anbieterspezifisch, also nur für Anwendungen eines bestimmten Anbieters „verständlich“. Jede Geschäftssoftware speichert ihre Daten in einem eigenen, anwenderspezifischen Format. Schritt 2 des Prozesses ist die Umwandlung Ihrer Daten aus dem anbieterspezifischen Format der Quellanwendung in ein Standardformat.

Es gibt eine Reihe von Standards, jedoch sind EDI und XML die gängigsten Formate für B2B-Integrationszwecke. Branchenstandards bilden eine gemeinsame “Sprache”, mit deren Hilfe Unternehmen eines bestimmten Industriezweigs problemlos miteinander kommunizieren können. Haben Sie schon einmal einem Freund oder Verwandten ein digitales Foto per E-Mail zugeschickt? Wenn ja, konnte der Empfänger vermutlich das Foto problemlos auf seinem Computer anzeigen. Der Grund: Die für digitale Fotos gebräuchlichen Dateiformate – GIF, JPEG und TIFF (und andere) – sind hoch standardisiert. Aber nicht alle Dateitypen sind so standardisiert wie Fotos.

Haben Sie schon einmal versucht, eine mit einem Mac-Computer erstellte Datei auf einen PC zu übertragen? Konnten Sie die Datei auf dem PC öffnen? Wenn ja, war sie noch genauso formatiert wie auf dem Mac? In den letzten Jahren ist dieses Problem weniger gravierend geworden, weil die Anbieter von Computersoftware sich zunehmend auf Standardformate einigen. Vor zehn Jahren noch war es jedoch ein Riesenproblem. In der Welt des Geschäftsdatenverkehrs ist es das auch heute.

Um diese Schwierigkeiten mit der Kompatibilität zu überwinden, hat die Branche B2B-Standards geschaffen. Der in den 1970er Jahren geschaffene EDI-Standard war der erste weit verbreitete B2B-Datenstandard. Der Ende der 1990er Jahre als Alternative entwickelte XML-Standard etabliert sich zunehmend. Die Absicht dieser Standards besteht darin, allen Unternehmen einer Branche den elektronischen Informationsaustausch in einer gemeinsamen “Sprache” zu ermöglichen. Daten aus einem Oracle-ERP-System können in ihrem nativen Format extrahiert und dann in das XML-Format umgewandelt werden. Die XML-Nachricht kann man an eine Community von Geschäftspartnern übermitteln, die alle das XML-Format lesen können. Jedes dieser Unternehmen wandelt das XML-Format dann in das Format seiner Geschäftsanwendung um – beispielsweise Microsoft Dynamics.

Das richtige Format für die B2B-Dateiübermittlung

Bisher haben wir die Abkürzungen “EDI” und “XML” im Singular verwendet. In der Realität gibt es allerdings viele verschiedene Standards, die auf diesen beiden Technologien beruhen. Ursprünglich hatte jedes Land (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Japan, USA) seinen eigenen EDI-Standard. Im Laufe der Jahre etablierten sich jedoch industrieweit zwei Hauptstandards: ANSI X.12 (vor allem in Nordamerika) und EDIFACT (in Asien und Europa). Die später eingeführten XML-Standards waren für den weltweiten Gebrauch bestimmt, sind aber oft auf eine bestimmte Branche beschränkt. Es gibt den RosettaNet-Standard für die Hochtechnologie, CIDX für die chemische Industrie, SPEC2000 für die Luftfahrt, GUSI für Verbraucherprodukte und so weiter.

Für welchen Standard sollten Sie sich also entscheiden? Wahrscheinlich haben Sie keine Wahl, denn der zutreffende Standard wird Ihnen vermutlich von Ihren Kunden vorgegeben. Sie müssen die Datenfelder Ihrer Geschäftsanwendung den entsprechenden Feldern des gewählten Branchenstandards (z. B. EDI, XML) zuordnen (sogenanntes “Mapping”). Nachrichten, die Sie künftig an einen Kunden senden oder von ihm empfangen, werden dann in das entsprechende Format “übersetzt”.

Zum Glück können Sie Ihren Lieferanten sagen, welchen Standard Sie bevorzugen. Die Lieferanten müssen dann die erforderliche Datenzuordnung und -übersetzung vornehmen, um mit Ihnen Geschäftsdaten austauschen zu können.

Schritt 3: Das Übermittlungsprotokoll

Wenn das richtige Format für die zu übermittelnden Daten festgelegt ist, können Sie Schritt 3 in Angriff nehmen: die Übertragung von Daten an Ihren Geschäftspartner.

Für den Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen gibt es mehrere verschiedene Internetprotokolle. Welches Protokoll man wählt, hängt von den Leistungs- und Sicherheitsanforderungen ab. Um sich die Unterschiede klar zu machen, kann man die Internetprotokolle mit den Angeboten für physische Postsendungen vergleichen. Man kann eine Postkarte schicken. Das ist billig, aber ohne jenen Datenschutz: Jeder, der die Postkarte sieht, kann den Inhalt lesen. Man kann einen Brief in einem Umschlag verschicken. Allerdings kann jeder, durch dessen Hände der Brief geht, den Umschlag ohne Weiteres öffnen. Ein Brief kann auch irrtümlich an die falsche Adresse zugestellt werden. Würden Sie einen Scheck über 10.000 Euro in einen Umschlag stecken und per Post verschicken? Wer wertvolle oder sensible Post zu verschicken hat, tut dies am besten per Einschreiben. Es gibt Standard-Einschreibebriefe und Sendungen, die man online mitverfolgen kann. Ein Brief kann auch per Einschreiben mit Rückschein versendet werden, dann erhält man eine Zustellbescheinigung.

Manches, was man verschicken will, passt nicht in einen Briefumschlag, sodass man es in einen Karton packen muss. Wenn der Inhalt wertvoll ist, polstert man das Innere des Kartons aus. Außerdem empfiehlt sich eventuell eine Versicherung des Pakets, damit man im Fall des Verlusts oder der Beschädigung Schadensersatz bekommt.

Das B2B-Übermittlungsprotokoll

Für die B2B-Integration stehen zahlreiche Netzwerkprotokolle zur Wahl, z. B. AS1, AS2, AS3, AS4, FTP, FTP/S, S/FTP, OFTP, HTTPS, MQ und EBICS. Jedes dieser Protokolle bietet eine andere Kombination von Sicherheits-, Leistungs- und Zuverlässigkeitseigenschaften – je nach den Bedürfnissen des Nutzers. AS1 beispielsweise ist ein Protokoll, das auf dem SMTP (Simple Mail Transport Protocol) für E-Mail beruht. Über AS1 können Nutzer ein EDI- oder XML-Dokument sozusagen in den Umschlag einer E-Mail-Nachricht stecken und über das Internet verschicken. Das Protokoll AS2 beruht auf HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Mit HTTP werden Website-Inhalte wie HTML-Seiten und Bilder zwischen dem Webserver, auf dem die Webseite liegt, und dem Browser des Nutzers übermittelt. Über AS2 können Nutzer ein EDI- oder XML-Dokument in den “Umschlag” eines Webseitenformats stecken und über das Internet verschicken.

Für welches Transportprotokoll sollten Sie sich also entscheiden? Auch hier haben Sie – wie beim Dateistandard – unter Umständen keine Wahl, weil Ihre Kunden wahrscheinlich das Protokoll vorgeben (z. B. AS2, FTP), in dem Sie Daten übermitteln müssen. In diesem Fall müssen Sie sich vergewissern, dass die von Ihnen genutzte B2B-Integrationstechnologie auch die Übertragungsprotokolle, die Ihre Kunden wünschen, unterstützt.

Ihren Lieferanten dagegen können Sie zum Glück auch in diesem Fall sagen, welches Protokoll Sie bevorzugen.

Schritt 4: Die Zielanwendung

Der letzte Schritt im B2B-Integrationsprozess ist der Empfang und die Verarbeitung der von Ihnen gesendeten Daten durch Ihre Geschäftspartner.

Große Unternehmen können EDI- oder XML-Nachrichten per AS2, FTP oder MQ empfangen. Die empfangenen Nachrichten werden vom Geschäftspartner dann in das Format seiner eigenen Geschäftsanwendung umgewandelt. Kleinere Unternehmen verfügen selten über die Ressourcen zum Empfang von EDI- oder XML-Nachrichten. Meist haben sie es lieber, wenn man die Daten zu einer Website hoch lädt oder per E-Mail verschickt. Diese Verfahren ermöglichen kleineren Unternehmen die Daten zu empfangen und in ihr eigenes System einzuspielen.

B2B-Zielanwendung

Große Unternehmen
Ihre größeren Geschäftspartner haben vermutlich ausgefeilte IT-Systeme mit B2B-Integrationstools. Sie sind in der Regel in der Lage, Datenaustauschverbindungen über verschiedene Netzwerkprotokolle (AS2, FTP, MQ) herzustellen und Dateien in verschiedenen Formaten (EDI, XML) auszutauschen.

Die Vernetzung mit diesen Geschäftspartnern ist meist relativ einfach. Welche Software Ihre Partner verwenden, ist für Sie meist ohne Belang. Ihre Partner kümmern sich selbst um die „Übersetzung“ der Daten in ihr bevorzugtes Format und ihre Einspeisung in ihre Software. Nachdem Sie mit diesen Partnern ein spezifisches Verfahren für den Datenaustausch vereinbart haben, brauchen Sie nur noch ein paar einfache Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

Kleinere Unternehmen
Vielleicht haben Sie auch einige kleinere Geschäftspartner. Diese haben oft weder die Budgetmittel noch die Ressourcen und das Know-how für die Einführung von B2B-Integrationstechnologien. Sie verfügen nicht über die Voraussetzungen zum Versenden oder Empfangen von Nachrichten im EDI- oder XML-Format über AS2, FTP oder MQ. Hier muss man einen anderen Weg des Datenaustauschs beschreiten.

Die gängigste Methode zum Datenaustausch mit kleineren Unternehmen ist ein Web-Portal. Statt die Daten per AS2, FTP oder MQ zu übermitteln, lädt man die Dateien zu einer sicheren Website hoch. Ihr Geschäftspartner kann sich dort einloggen, um elektronische Nachrichten an Sie zu erstellen und zu übertragen bzw. von Ihnen zu empfangen und herunterzuladen. Wenn sie sich für dieses Verfahren entscheiden, brauchen kleinere Unternehmen keine B2B-Integrationssoftware anzuschaffen und zu pflegen.

Es gibt aber noch andere Möglichkeiten, mit kleineren Geschäftspartnern Daten auszutauschen. So gibt es Software zur Umwandlung von EDI- und XML-Nachrichten in Fax- oder E-Mail-Nachrichten. In zunehmender Zahl werden Technologien angeboten, die eine Anbindung an Buchhaltungssysteme kleinerer Unternehmen ermöglichen, z. B. an QuickBooks, Sage oder Peachtree. Man kann eine Schaltfläche in die Buchhaltungssoftware einbetten, mit deren Hilfe der Nutzer alle Bestellungen herunter- bzw. alle Rechnungen hochladen kann. B2B-Integrationstechnologien werden im Hintergrund ausgeführt; der entsprechende Prozess ist jedoch für den Nutzer transparent.

Die Plattform

Um nun die vier oben beschriebenen Schritte zum Austausch von Daten mit Geschäftspartnern ausführen zu können, müssen Sie die entsprechende B2B-Integrationstechnologie anschaffen. Diese B2B-Technologie erfasst die Daten aus den Quellanwendungen, übersetzt sie in das Standard-Datenformat und übermittelt sie unter Verwendung des jeweiligen Übertragungsprotokolls an den Geschäftspartner.

Bisher haben Unternehmen diese B2B-Integrationssoftware meist gekauft und in ihren eigenen Rechenzentren ausgeführt. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-Computing setzen jedoch immer mehr Unternehmen auf gehostete B2B-Integrationsdienstleistungen. Die Grundfunktionen der B2B-Integration sind bei Cloud-gestützter und gekaufter Software im Wesentlichen die gleichen.

In diesem Abschnitt meinen wir deshalb beide Bereitstellungsformen, wenn wir von einer “B2B-Integrationsplattform” sprechen.

B2B-Plattform

Übertragungsprotokolle: Integrationsplattformen werden in der Regel mit einer Bibliothek von Kommunikationsadaptern für alle gängigen Internetprotokolle ausgeliefert – AS2, FTP, MQ usw.. Natürlich ist es wichtig, darauf zu achten, dass die gewählte Plattform alle Übertragungsprotokolle unterstützt, die Ihre Kunden und Lieferanten brauchen.

Anwendungsintegration: Zu einer Integrationsplattform gehören auch Adapter für den Datenimport und -export aus gängigen ERP-Anwendungen wie SAP, Oracle, Infor und Microsoft Dynamics. Mit der zunehmenden Verbreitung von SaaS-Anwendungen nimmt auch die Auswahl an Adapterbibliotheken für Salesforce.com, NetSuite, Workday und andere Cloud-gestützte Dienste zu. Welche Adapter Ihr Unternehmen benötigt, hängt von seiner Anwendungslandschaft ab.

Mapping und Datenübersetzung: Ein sehr wichtiges Element jeder Integrationsplattform ist der Datenübersetzungsserver. Diese Software konvertiert Dokumentformate, beispielsweise ein SAP-IDoc-Dokument in ein RosettaNet-XML-Dokument oder eine EDI-Transaktion nach ANSI X.12 in eine Microsoft-Excel-Tabelle. Datenformate können erst konvertiert werden, wenn die Datenfelder des Quelldokuments den entsprechenden Datenfeldern des Zieldokuments zugeordnet worden sind („Mapping“). Mit der Mapping-Software kann man die Datenfelder visualisieren und die Datenfeldzuordnungen zwischen Dokumenten herstellen.

Nachverfolgung und Berichterstattung: Wenn Sie täglich Hunderte oder Tausende von Nachrichten an viele verschiedene Geschäftspartner versenden, müssen Sie in der Lage sein, den Status jeder einzelnen Nachricht nachzuverfolgen. Berichterstattungsfunktionen Ihrer Integrationsplattform helfen Ihnen festzustellen, welche Nachrichten übermittelt wurden, welche noch unterwegs sind und welche aufgrund von Fehlern nicht durchgegangen sind.

Ergänzende Funktionen: Für B2B-Integrationsplattformen werden oft ergänzende Funktionen angeboten. Manche dieser Optionen decken unter Umständen spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens ab. So können Verschlüsselungsfunktionen sensible Finanzdaten während der Übertragung schützen. Durch Datenkomprimierung lässt sich die Übermittlung großer Dateien beschleunigen. Datenvalidierungsfunktionen können abgehende Daten anhand von Geschäftsregeln auf Fehler prüfen.

Sind Sie bereit loszulegen?

Back to Top